Risposta Automatica in Outlook Express, come impostarla (e renderla uno strumento di Marketing)

Come configurare direttamente in outlook express un messaggio di risposta automatica per comunicare la nostra assenza o il cambio di indirizzo email o per un’azione di marketing.

Mi è capitato diverse volte, sia per esigenze personali che per esigenza di qualche cliente, di imbattermi nella necessità di dover impostare una risposta automatica ai messaggi della posta in arrivo.

In questi casi la soluzione migliore è quella di impostare direttamente questa configurazione sul server mail, soprattutto se state utilizzando questo servizio per avvisare i vostri contatti che attualmente non siete in grado di leggere la posta, magari perchè siete in ferie.

Questo però non sempre è possibile in quanto alcuni provider non lo consentono (telecom, ad esempio) oppure perchè non abbiamo i permessi necessari ad operare tali modifiche; in questi casi si può ricorrere alla configurazione di una risposta automatica in Outlook Express che può essere molto utile soprattutto se stiamo dismettendo un vecchio indirizzo email e vogliamo comunicarlo a chi ci contatta ricordandogli il nostro nuovo indirizzo.

Vediamo come procedere in Outlook Express

1. Scrivere l’email di risposta aprendo un nuovo messaggio, poi eseguire file > salva con nome… nel percorso desiderato.
2. Entrare nel menu delle regole aprendo strumenti > regole messaggi > posta elettronica…
3. Cliccare sul bottone nuova… per configurare una nuova regola
4. Si aprirà una finestra in cui dovremo specificare:
5. (1.) le condizioni della regola (ad es. “per tutti i messaggi” oppure solo per “i messaggi in cui la casella a contiene nostra@email.it“
6. (2.)  le azioni da effettuare: rispondi con il messaggio
7. (3.)  descrizione regola: clic sulla parola “messaggio” e selezionare l’email salvata.
8. Chiudere tutte le finestre di dialogo confermando con OK

Email di Risposta Automatica come strumento di Marketing

Naturalmente oltre agli usi sopra descritti l’invio di una email automatica di risposta ai nostri contatti, se utilizzata nel modo corretto, può anche rivelarsi un eccellente strumento di marketing molto economico sia in termini di tempo che di denaro (è gratis!).

Ad esempio se siete un’azienda che vende prodotti online potete impostare come risposta automatica all’indirizzo fornito per l’assistenza clienti post vendita un messaggio di questo tenore:

Gentile cliente,

ti ringraziamo per aver scelto i nostri prodotti ed averci contattato direttamente per ricevere la nostra assistenza gratuita post vendita.

La tua richiesta è stata ricevuta ed è già stata inoltrata al settore di competenza. Un nostro operatore ti ricontatterà a breve.

Nel frattempo ti ricordiamo che in vista delle festività natalizie è partito il nostro programma di promozioni speciali.
Puoi vedere tutte le nostre offerte in questa pagina dedicata:
www.nomesito.com/shop/promo-natale

Cordiali saluti

Assistenza clienti
Nomeazienda ecc.

Ovviamente sarà necessario utilizzare l’indirizzo email con impostata la risposta automatica solo in ricezione e non per i successivi invii (al fine di evitare un’infinita serie di risposte automatiche durante la nostra conversazione con il cliente). Inoltre è bene variare spesso il messaggio in modo da renderlo sempre fresco ed utilizzarlo all’interno della nostra attuale campagna di marketing.